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METODOLOGÍA DE GESTIÓN DE PROYECTOS PM²

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QUÉ ES PM²

Ahora que tanto se habla del Brexit, la retirada del Reino Unido de la Unión Europea, parece un buen momento para conocer una metodología de gestión de proyectos que tiene su origen en la Comisión Europea. Estamos hablando de la metodología de gestión de proyectos PM².

Y a esta cuestión del Brexit, se añadió la discusión sobre la gestión de los fondos europeos que buscan paliar los efectos de la pandemia. Se debe señalar que entre 2014 y 2020 España solo ha gastado el 39% de las ayudas que recibe.  Esto ha valido para que empresas y asociaciones de gestión de proyectos se hayan unido presentando un Manifiesto por la adopción de Buenas Prácticas de Dirección de proyectos en la gestión de los Fondos Europeos Next Generation, redactado por PMI Andalucía/Valencia, AEIPRO IPMA Spain y PM2 Alliance. Este tipo de manifiestos ponen en valor la necesidad de adoptar una metodología de gestión de proyectos para la adecuada gestión de los fondos europeos, pues de esta forma es mucho más sencillo garantizar la efectiva gestión del proyecto, así como el control de la documentación y de los entregables del mismo.

PM² es una metodología de gestión de proyectos desarrollada y respaldada por la Comisión Europea. Su propósito es permitir que los equipos de proyecto gestionen sus proyectos de manera efectiva y brinden soluciones y beneficios a sus organizaciones y partes interesadas. Esta metodología toma elementos de PMBOK, PRINCE2, IPMA-ICB y Agile.

PM² es una metodología ligera y fácil de implementar adecuada para cualquier tipo de proyecto. PM² ha sido desarrollado a medida para adaptarse a las necesidades específicas, la cultura y las limitaciones de las instituciones de la UE, pero también incorpora elementos de las mejores prácticas, estándares y metodologías aceptadas a nivel mundial.

Ya no debería de haber excusa para estudiar PM² como alternativa para gestionar proyectos al PMBOK (PMP) del PMI y a Prince2 de Axelos. La PM² Alliance es una iniciativa de la Comisión Europea, que acerca la Metodología PM² y sus beneficios a toda la comunidad de usuarios y partes interesadas. Proporciona a las instituciones de la Unión Europea, contratistas y administraciones públicas, así como a toda parte interesada, un acceso abierto a la Metodología PM² y a sus recursos.

Qué ofrece esta nueva metodología:

  • Un vocabulario común (glosario) que facilita a los equipos de proyecto la comunicación y aplicación de conceptos de gestión de proyectos.
  • Mejores prácticas – corresponde a los Directores de Proyecto (DP) y los equipos de proyecto elegir las prácticas PM² que aporten el mayor valor añadido a sus proyectos.
  • Un enlace a los modelos PM² Ágil y Gestión de Carteras PM².
  • Enlaces a recursos PM² (recursos en línea, plantillas de Artefactos y ejemplos).

Los puntos fuertes de PM² son:

  • Está muy orientado a negocio, de hecho, existe una figura complementaria al Project Manager llamada Business Manager, cuya función es ayudar al propietario del proyecto a definir los objetivos de negocio y coordinar las diferentes actividades y roles desde la perspectiva del cliente
  • Existe un buen gobierno del proyecto a través de las diferentes capas del proyecto
  • Los mindsets en los que se sustenta son muy beneficiosos (actitudes y comportamientos).
  • Existen disponibles unas plantillas muy útiles para el uso de los artefactos.
  • Al ser una metodología (y no un compendio de buenas prácticas como el PMBOK del PMI) es de aplicación directa en las empresas
  • Al ser una metodología creada por la Comisión Europea, permitiría un mejor seguimiento y control de proyectos financiados y/o subvencionados por la Unión Europea.

Esta metodología se basa en 4 pilares:

  • Un ciclo de vida del proyecto (las Fases del proyecto)
  • Un modelo de gobernanza del proyecto (los Roles y Responsabilidades)
  • Un conjunto de Procesos (las actividades de gestión del proyecto)
  • Un conjunto de Artefactos del proyecto (las plantillas de documentación y guías)

Entrando en materia, las fases del ciclo de vida en las que se basa son las mismas que en el PMBOK V6, es decir:

  • Initiating:
    • Su propietario es el Project Owner
    • Busca definir los resultados esperados y establecer el alcance del proyecto
    • Debe incluir la creación de los siguientes documentos:
      • Project Initiation Request
      • Business Case (muy importante)
      • Project Charter (Acta de Constitución)
  • Planning:
    • Su propietario es el Project Manager
    • Se debe asignar un equipo y un Project Manager al proyecto
    • Debe incluir una Kickoff Meeeting y una identificación de los interesados
    • El Project Manager debe crear los siguientes documentos:
      • Project Handbook
      • Project Work Plan (incluyendo la EDT)
  • Executing:
    • Sus propietarios son el project Core Team
    • Debe incluir una reunión de lanzamiento de la ejecución
    • Sus hitos/entregables son:
      • Project Deliverables (en base al Plan de Aceptación de los Entregables)
  • Closing:
    • Sus propietarios son los Stakeholders
    • Debe incluir un cierre administrativo del proyecto y una Reunión de Cierre del Proyecto. El PM debe cerciorarse de que los entregables son aceptados por el cliente
    • Su artefacto es el:
      • Project End Report
  • Y por encima de todas ellas está la actividad de Monitoring and Controlling, en la cual se miden todas las actividades del proyecto y se comparan con las respectivas líneas base de coste, alcance, tiempo y esfuerzo.

La organización del proyecto se basa en las siguientes capas:

  • Business Governing Layer. Nivel que determina la estrategia de la empresa
  • Steering Layer. Nivel que proporciona dirección y guía
  • Directing Layer.  Nivel que otorga los recursos necesarios y que controla el desempeño. Son el Product Owner y el Solution Provider
  • Managing Layer. Nivel que gestiona el día a día del proyecto. Son el Business Manager y el Project Manager
  • Performing Layer. Nivel que ejecuta el trabajo. hablamos del Business Implementation Group y el Project Core Team

A su vez, he de destacar que los participantes en un proyecto se dividen en dos categorías:

  • Requestor Side:
    • Project Owner (PO). Es el propietario del proyecto.
    • Business Manager (BM).  Representa a negocio en el día a día del proyecto y colabora con el Project Manager
    • Business Implementation Group (BIG). Son los representantes de negocio y de los usuarios
  • Provider Side:
    • Solution Provider (SP). Quien debe entregar el trabajo
    • Project Manager (PM).  Es quien dirige el proyecto
    • Project Team Core (PCT). Crean los entregables del proyecto

De forma opcional, puede existir una Oficina de Soporte a Proyectos (OSP), que es definida como “Un cuerpo (o entidad) organizacional que proporciona servicios que apoyan la gestión de los proyectos. Dichos servicios pueden ir desde la prestación de funciones de apoyo sencillas hasta la ayuda para vincular los proyectos a los objetivos estratégicos.”

La OSP puede ofrecer las siguientes funciones dentro de su catálogo de servicios:

  • Ofrecer apoyo administrativo, asistencia y formación a los Directores de Proyectos (DP) y otros miembros del equipo.
  • Recopilar y analizar datos e información del progreso del proyecto y elaborar informes.
  • Ayudar en la definición del cronograma de los proyectos, la planificación de recursos, la coordinación y el uso del Sistema de Información de Gestión del Proyecto (SIGP).
  • Mantener un repositorio centralizado del proyecto (de Documentos, Riesgos, Lecciones Aprendidas).
  • Coordinar las actividades de gestión de la configuración y aseguramiento de la calidad.
  • Supervisar el cumplimiento de las directrices de la metodología y otras normas de la organización.
  • Adaptar la metodología de gestión de proyectos a nuevas mejores prácticas y ayudar a los equipos de proyecto a aplicar eficazmente la metodología actualizada.

Por último, hay que señalar que PM² reconoce la naturaleza compleja e incierta de muchos tipos de proyectos y la contribución positiva del pensamiento Ágil a su gestión efectiva. En el manual de PM² se explica que los enfoques Ágiles se enfrentan a varios desafíos que crecen con el tamaño de las organizaciones en las que se aplican. En el caso de muchas organizaciones, estos desafíos incluyen la coordinación entre equipos Ágiles y no Ágiles, el cumplimiento de variados requisitos de auditoría y gobernanza organizacional, y la arquitectura y las restricciones organizacionales.

Es por eso por lo que existe una versión Agile de esta Metodología, así como su certificación correspondiente.

 

ENLACES ÚTILES:

 

SLIDESHARE DEL ORIGEN DE PM2

 

CERTIFICACION PRINCE2 PRACTITIONER

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¿QUÉ ES PRINCE2?

Después de haber realizado la certificación de Scrum Level y para cerrar el círculo de las metodologías, me propuse conocer lo que me podía aportar Prince2 Practitioner a la gestión de proyectos.

Para superar los exámenes de Prince2 no es obligatorio pasar un curso en un preparador oficial (como se exige en la certificación PMP) pero es muy recomendable realizarlo. Así que, junto con un compañero de trabajo, me matriculé en un curso de preparación de la certificación Prince2. El examen de certificación se planificó para enero de 2017.

¿Que es Prince2?. La web de QRP lo define así:  “Es un método estructurado de gestión de proyectos. Es una aproximación a las “buenas prácticas” para la gestión de todo tipo de proyectos que se ha convertido en el estándar de facto para la organización, gestión y control de proyectos El método divide los proyectos en fases manejables permitiendo el control eficiente de los recursos y el control periódico de su evolución. PRINCE2 está “basado en los productos”, es decir, los planes del proyecto se centran en obtener resultados concretos, y no sólo en la planificación de las actividades que se llevan a cabo; PRINCE2 proporciona un lenguaje común en los proyectos.”

Más que un conjunto de buenas practicas (como es el PMBOK de PMI), PRINCE2 propone una metodología específica de gestión de proyectos, es decir, cubre todas las temáticas y propone cómo llevarlas a la práctica.

PRINCE2 es el estándar de facto para la gestión de proyectos en varios países, empresas privadas y organizaciones, especialmente en el Reino Unido. Es la metodología seguida, por ejemplo, por la EUIPO.

CERTIFICACIONES:

Existen dos niveles de certificación:

  • Foundation: certifica el conocimiento de la terminología y metodología de gestión de proyectos con PRINCE2
  • Practitioner: certifica la capacidad para gestionar proyectos según la metodología PRINCE2. Se necesita aprobar el nivel Foundation para presentarse a este nivel.

Un apunte, si ya dispones de uno de estos certificados: CAPM, PMP o IPMA no es necesario examinarse previamente del nivel Foundation, pues se convalida automáticamente.

Adicionalmente, Prince2 también dispone de una solución enfocada al mundo Agile. Esta certificación proporciona la guía para adaptar PRINCE2 en un contexto ágil e incluye:

  • Cómo adaptar el conjunto integrado de principios, temáticas y procesos de PRINCE2
  • La forma de crear los productos de gestión de PRINCE2
  • Cómo mapear los roles ágiles a la estructura de equipo de gestión de PRINCE2
  • La manera de incorporar los comportamientos, conceptos y técnicas ágiles fundamentales dentro de PRINCE2

FUNDAMENTOS:

No es mi intención hablar en detalle de la metodología, pues existen otros blogs donde detallan este punto, solo destacar que Prince2 se basa fundamentalmente en:

  • Siete temáticas:
    1. Caso de negocio: manera en que se desarrolla una idea hasta convertirse en un proyecto viable para la organización.
    2. Organización: puestos, funciones y responsabilidades del equipo encargado de ejecutar el proyecto.
    3. Calidad: Se ocupa de desarrollar la comprensión de los interesados respecto a los atributos de calidad de los productos a entregar.
    4. Planes: Describe los pasos requeridos para desarrollar los planes establecidos y las técnicas de PRINCE2 que se deben aplicar.
    5. Riesgo: gestión de las incertidumbres en sus planes.
    6. Cambio: cómo se evalúa y actúa para incorporar los posibles cambios a la línea base del proyecto
    7. Progreso: proceso de toma de decisiones para aprobar planes, seguimiento del avance real y el manejo de excepciones cuando los planes no se cumplen.
  • Siete procesos:

    1. Puesta en Marcha de un Proyecto.
    2. Dirección del Proyecto.
    3. Inicio del Proyecto.
    4. Control de Fase.
    5. Gestión de la Entrega de Productos.
    6. Gestión de los Límites de Fase
    7. Cierre de Proyecto
  • Siete  principios (que se deben seguir obligatoriamente):
    1. Justificación comercial continua
    2. Aprender de la experiencia
    3. Roles y Responsabilidades definidos
    4. Gestión por Fases
    5. Gestión por excepción
    6. Orientación a productos
    7. Adaptación al entorno del proyecto (un proyecto de PRINCE2 se debe adaptar al tamaño, el entorno, la complejidad, la importancia, la capacidad de la empresa y el riesgo del proyecto).

EXÁMENES:

Ahora vamos a hablar de los exámenes de las dos certificaciones:

  • El examen Foundation:
    • Se puede hacer on line.
    • Duración: una hora
    • Nivel de dificultad: es bastante sencillo
    • Material permitido: ninguno
    • Son 75 preguntas. Se necesitan 35 aciertos para aprobar
    • Renovación: no es necesario
  • El examen Practitioner:
    • Duración: son dos horas y media. Os aseguro que no sobra ni un minuto de tiempo. Se debe gestionar bien el tiempo para evitar sorpresas desagradables.
    • ¿Su nivel de dificultad? Pues depende, si se compara con el examen PMP de PMI  el Practitioner es mucho más sencillo pero exige dedicación y conocer los tipos de preguntas de las que se compone el examen.
    • Se basa en un escenario. Por eso es muy interesante poder realizar el examen en papel, en lugar de escoger hacerlo on line, pues es muy recomendable tener a la vista la información de cada pregunta y también del escenario propuesto.
    • Tipos de pregunta:
      • Con una respuesta correcta
      • Con múltiples respuesta y se deben escoger dos.
    • Material permitido: el manual original y oficial del año 2017: “Éxito en la gestión de proyectos con Prince2“
    • Son 80 preguntas. Se deben conseguir 44 aciertos
    • Renovación: cada 5 años
    • En 48 horas ya se proporciona la nota del examen

En este sitio web puedes encontrar unos excelentes Consejos para aprobar.

CONCLUSIÓN:

Lo que me ha gustado de Prince2:

  • El enfoque basado en el Business Case. Un proyecto debe tener una justificación comercial continua.  Esto significa que la razón para iniciar el proyecto debe tener sentido desde un punto de vista empresarial y debe haber un claro retorno de la inversión. El “Business Case” se debe revisar periódicamente durante toda la vida del proyecto para comprobar su continua justificación para el negocio. Si la justificación desaparece,  el proyecto debe cerrarse.
  • La gestión por excepción. Las tolerancias a los cambios están perfectamente definidas. Esto proporciona cierta independencia al director de proyectos para tomar decisiones, siempre que se esté dentro de las tolerancias establecidas dentros de las normas de gestión del proyecto.
  • Al ser una metodología (y no un conjunto de buenas prácticas como el PMBOK) si no se dispone de experiencia en proyectos, aporta una guía y un marco para gestionar el proyecto, que es aplicable desde el primer momento. Esto es una gran ayuda para los que se inician en la gestión de proyectos, pues Price2 les va a guiar punto por punto desde el principio hasta el final del proyecto.
  • Prince2 prefiere que el Project Manager se centre en el producto/proyecto y no se implique en la realización de tareas técnicas (se separan las capas técnica y de gestión).

Lo que veo mejorable:

  • El responsable del proyecto y del éxito del mismo es la Junta del Proyecto (Directivo, Usuario Principal y Proveedor Principal) . El Project Manager es responsable de dirigir el día a día del proyecto. Puede parecer un “secretario de lujo” de la Junta de Proyecto.
  • No incluye la administración o desarrollo de los Requerimientos. Estarían incluidos dentro de la temática de “Calidad”.
  • Da por sentado que se conocen conceptos que requieren tener conocimientos previos en materia de proyectos. Por ejemplo, el WBS (Work Breakdown Structure) o el PBS (Product Breakdown Structure)

RECURSOS:

ACTUALIZACIONES: 

Durante el año 2017 se produjo una gran actualización de Prince2, tanto a nivel de guía como de exámenes.

Una de las consecuencias de este cambio es que los exámenes ya no están disponibles en idioma español. Esto es chocante, pues el examen está disponible en idiomas tales como noruego o polaco. Inexplicable.

Por otra parte, la certificación Prince 2 Edición 5 con certificado por 5 años necesita una re certificacion para mantener activo al título.  Otra cosa inexplicable, pues es algo ya superado por otras certificaciones que exigen puntos de experiencia o formación.

Después del Brexit esta certificación pierde mucha fuerza en Europa, no así en Reino Unido donde mantiene su importancia. Tiene todo el sentido obtenerla en el caso de trabajar con empresas del Reino Unido o instituciones europeas que todavía operen con ella. En otro caso, es mucho más interesante tomar las certificaciones PMP (de PMI) o la PM2 de la Unión Europea.

 

 

 

 

 

 

 

 

CERTIFICACIÓN PMP®

Antecedentes:

Después de haber pasado por un período de “Coaching” en materia de proyectos a cargo de una consultora, en mi empresa estábamos pensando en la posibilidad de seguir mejorando en el  desempeño en materia de proyectos de los Project Managers.

PMP

Y nos pareció una buena idea preparar la certificación PMP, es decir, la certificación Project Management Professional  que expide el Project Mangement Institute (PMI)

Dicho y hecho. A mi me tocó romper el hielo y ser el primero en preparar la certificación.

Requerimientos para poder examinarse:

Hay que acreditar los siguientes puntos:

  • Justificar el nivel de estudios, pues la horas exigidas de experiencia profesional dependen del nivel de estudios:
    • Acreditar 4.500 h de experiencia profesional en gestión de proyectos si se posee una diplomatura o superior.
    • Acreditar 7.500 horas en caso contrario.
  • Completar un curso de 35 h de formación en materia de Dirección de Proyectos.
  • Cumplimiento del Código de Conducta Profesional del Director de Proyectos.

Lo primero que hacía falta: tomar un curso de 35 horas de duración a cargo de un preparador homologado por el PMI para dar ese cursillo.  Buscamos  y encontramos un preparador cerca de la empresa y con muy buenas referencias de aprobados: Wolf Project.

diploma_certificacion_pmp

Es muy interesante darse de alta como miembro del PMI en su web, pues esto te permite obtener una buena rebaja en los derechos de examen, así como te permite descargar material interesante de su intranet. Es imprescindible bajarse un ejemplar del PMBOK. También merece la pena hojear los ejemplares de sus publicaciones PMI Today y PMI Network.

Durante las horas obligatorias de clase se busca una aproximación  al mundo de los proyectos, en especial al enfoque que marca el PMI.

Una puntualización importante: todos los ejemplos están basados en empresas americanas de tamaño medio grande, por eso choca con nuestra experiencia en empresas españolas. Es más, los test realizados durante las primeras clases suelen ser decepcionantes por no se respondidos adoptando el punto de vista de una empresa americana. Son los llamados PMIsmos (ideas o planteamientos que se presuponen para el examen), en el libro de Rita existe un apartado que los estudia.

Es importante destacar que completar el proceso de inscripción dentro de la web de www.pmi.org es un trabajo laborioso y que requiere unas cuantas horas de dedicación. Es mejor reservar dedicación suficiente para hacerlo.

Además, el PMP puede auditar en cualquier momento toda la información contenida en la solicitud. Suele tocar auditoria a uno de cada cuatro alumnos.

Material empleado para la preparación de la certificación:

  • PMBOK. Por supuesto. Pero no es suficiente para aprobar.Project Management - Business Concept. Green Arrow with "Project Management" Slogan on a Grey Background. 3D Render.
  • PMP Exam Prep Rita Mulcahy, 8ª edición. Es la base de la preparación, complementado con la lectura del PMBOK . Dispone de exámenes que hay que realizar un par de veces cada uno. Es interesante sacar un 85 % de nota en ellos antes de presentarse al examen
  • Apuntes de las clases del preparador. Muy interesantes, pues con ellos se pueden hacer resúmenes muy útiles en los últimos días antes del examen.
  • Head First: PMP, de Jennifer Greene. Es un libro muy básico pero es muy útil para los que desconocen alguno de los conceptos que se manejan.
  • Simuladores de examen:
    • Existen muchos. Son de dos tipos: basados en web o instalables bajo windows. He probado los dos y prefiero los basados en web pues están mucho más actualizados.
    • Utilicé el simulador instalable de Rita Mulcahy (RMC Project) en su versión 6 y me pareció muy desactualizado.
    • Recomiendo el simulador on line de Pablo Ledó que es de pago pero es muy útil para hacer test un poco diferentes a los del libro de Rita Mulcahy.
    • También son interesantes los simuladores de UDEMI, aunque los hay de calidad desigual. Mejor fiarse de las valoraciones de los usuarios.

Tipos de examen:

  • PBT, basado en papel:
    • Los preparadores hacen grupos para poder examinar “en papel”.
    • Se puede hacer tanto en español como en inglés.
    • La nota se entrega en un par de semanas.
  • CBT, basado en ordenador:
    • Es más caro. Puede hacerse en cualquier centro homologado de Prometric.
    • Se puede hacer tanto en español como en inglés.
    • La nota se entrega una vez finalizado el examen en el acto.

Nivel de dificultad:

  • Alto. Requiere dedicación y es difícilmente compatible con el desempeño laboral. Lo ideal es tomar unos días libres para prepararlo.
  • Son cuatro horas de examen, que se dice pronto. Se debe practicar progresivamente hasta llegar a hacer varios exámenes completos y en parecidas condiciones que el examen real.
  • Requiere tener muy claro el escenario del examen, es decir, una empresa americana de tamaño medio/grande.
  • Muy interesante conocer y asumir los PMismos es decir,  principios que el PMI asume como ciertos y que hay que conocer y entender para afrontar el examen de certificación, por norma general están localizados en la bibliografía relacionada (por ejemplo en el libro de Rita Mulcahy o en el PMBOK). Son importantes porque nos ayudaran a situar el marco de la pregunta del examen e incluso puede en algunas ocasiones ayudarnos a descartar alguna respuesta incorrecta.

Lo mejor de la certificación PMP:

  • Proporciona un visión muy completa de la gestión de proyectos. Incluye todas las posibilidades de gestión.
  • Proporciona un lenguaje común en el que se pueden entender proveedores y clientes.
  • Hay metodologías que se remiten al PMBOK para gestionar ciertas materias donde ellos no llegan o no quieren llegar. Es un excelente complemento.

Lo mejorable:

  • No es la mejor forma de acercarse a la disciplina de la gestión de proyectos. Es recomendable tener conocimientos previos.
  • Al ser el PMBOK un compendio de buenas prácticas (y no una metodología), no proporciona una forma definida de hacer las diferentes tareas en el día a día del proyecto.

Actualización: