¿QUÉ ES PRINCE2?

Después de haber realizado la certificación de Scrum Level y para cerrar el círculo de las metodologías, me propuse conocer lo que me podía aportar Prince2 Practitioner a la gestión de proyectos.

Para superar los exámenes de Prince2 no es obligatorio pasar un curso en un preparador oficial (como se exige en la certificación PMP) pero es muy recomendable realizarlo. Así que, junto con un compañero de trabajo, me matriculé en un curso de preparación de la certificación Prince2. El examen de certificación se planificó para enero de 2017.

¿Que es Prince2?. La web de QRP lo define así:  “Es un método estructurado de gestión de proyectos. Es una aproximación a las “buenas prácticas” para la gestión de todo tipo de proyectos que se ha convertido en el estándar de facto para la organización, gestión y control de proyectos El método divide los proyectos en fases manejables permitiendo el control eficiente de los recursos y el control periódico de su evolución. PRINCE2 está “basado en los productos”, es decir, los planes del proyecto se centran en obtener resultados concretos, y no sólo en la planificación de las actividades que se llevan a cabo; PRINCE2 proporciona un lenguaje común en los proyectos.”

Más que un conjunto de buenas practicas (como es el PMBOK de PMI), PRINCE2 propone una metodología específica de gestión de proyectos, es decir, cubre todas las temáticas y propone cómo llevarlas a la práctica.

PRINCE2 es el estándar de facto para la gestión de proyectos en varios países, empresas privadas y organizaciones, especialmente en el Reino Unido. Es la metodología seguida, por ejemplo, por la EUIPO.

CERTIFICACIONES:

Existen dos niveles de certificación:

• Foundation: certifica el conocimiento de la terminología y metodología de gestión de proyectos con PRINCE2
• Practitioner: certifica la capacidad para gestionar proyectos según la metodología PRINCE2. Se necesita aprobar el nivel Foundation para presentarse a este nivel.

Un apunte, si ya dispones de uno de estos certificados: CAPM, PMP o IPMA no es necesario examinarse previamente del nivel Foundation, pues se convalida automáticamente.

Adicionalmente, Prince2 también dispone de una solución enfocada al mundo Agile. Esta certificación proporciona la guía para adaptar PRINCE2 en un contexto ágil e incluye:

• Cómo adaptar el conjunto integrado de principios, temáticas y procesos de PRINCE2
• La forma de crear los productos de gestión de PRINCE2
• Cómo mapear los roles ágiles a la estructura de equipo de gestión de PRINCE2
• La manera de incorporar los comportamientos, conceptos y técnicas ágiles fundamentales dentro de PRINCE2

FUNDAMENTOS:

No es mi intención hablar en detalle de la metodología, pues existen otros blogs donde detallan este punto, solo destacar que Prince2 se basa fundamentalmente en:

• Siete temáticas:
  1. Caso de negocio: manera en que se desarrolla una idea hasta convertirse en un proyecto viable para la organización.
  2. Organización: puestos, funciones y responsabilidades del equipo encargado de ejecutar el proyecto.
  3. Calidad: Se ocupa de desarrollar la comprensión de los interesados respecto a los atributos de calidad de los productos a entregar.
  4. Planes: Describe los pasos requeridos para desarrollar los planes establecidos y las técnicas de PRINCE2 que se deben aplicar.
  5. Riesgo: gestión de las incertidumbres en sus planes.
  6. Cambio: cómo se evalúa y actúa para incorporar los posibles cambios a la línea base del proyecto
  7. Progreso: proceso de toma de decisiones para aprobar planes, seguimiento del avance real y el manejo de excepciones cuando los planes no se cumplen.

• Siete procesos:
  
  1. Puesta en Marcha de un Proyecto.
  2. Dirección del Proyecto.
  3. Inicio del Proyecto.
  4. Control de Fase.
  5. Gestión de la Entrega de Productos.
  6. Gestión de los Límites de Fase
  7. Cierre de Proyecto

• Siete  principios (que se deben seguir obligatoriamente):
  1. Justificación comercial continua
  2. Aprender de la experiencia
  3. Roles y Responsabilidades definidos
  4. Gestión por Fases
  5. Gestión por excepción
  6. Orientación a productos
  7. Adaptación al entorno del proyecto (un proyecto de PRINCE2 se debe adaptar al tamaño, el entorno, la complejidad, la importancia, la capacidad de la empresa y el riesgo del proyecto).

EXÁMENES:

Ahora vamos a hablar de los exámenes de las dos certificaciones:

• El examen Foundation:
  • Se puede hacer on line.
  • Duración: una hora
  • Nivel de dificultad: es bastante sencillo
  • Material permitido: ninguno
  • Son 75 preguntas. Se necesitan 35 aciertos para aprobar
  • Renovación: no es necesario
• El examen Practitioner:
  • Duración: son dos horas y media. Os aseguro que no sobra ni un minuto de tiempo. Se debe gestionar bien el tiempo para evitar sorpresas desagradables.
  • ¿Su nivel de dificultad? Pues depende, si se compara con el examen PMP de PMI  el Practitioner es mucho más sencillo pero exige dedicación y conocer los tipos de preguntas de las que se compone el examen.
  • Se basa en un escenario. Por eso es muy interesante poder realizar el examen en papel, en lugar de escoger hacerlo on line, pues es muy recomendable tener a la vista la información de cada pregunta y también del escenario propuesto.
  • Tipos de pregunta:
    • Con una respuesta correcta
    • Con múltiples respuesta y se deben escoger dos.
  • Material permitido: el manual original y oficial del año 2017: “Éxito en la gestión de proyectos con Prince2“
  • Son 80 preguntas. Se deben conseguir 44 aciertos
  • Renovación: cada 5 años
  • En 48 horas ya se proporciona la nota del examen

En este sitio web puedes encontrar unos excelentes Consejos para aprobar.

CONCLUSIÓN:

Lo que me ha gustado de Prince2:

• El enfoque basado en el Business Case. Un proyecto debe tener una justificación comercial continua.  Esto significa que la razón para iniciar el proyecto debe tener sentido desde un punto de vista empresarial y debe haber un claro retorno de la inversión. El “Business Case” se debe revisar periódicamente durante toda la vida del proyecto para comprobar su continua justificación para el negocio. Si la justificación desaparece,  el proyecto debe cerrarse.
• La gestión por excepción. Las tolerancias a los cambios están perfectamente definidas. Esto proporciona cierta independencia al director de proyectos para tomar decisiones, siempre que se esté dentro de las tolerancias establecidas dentros de las normas de gestión del proyecto.
• Al ser una metodología (y no un conjunto de buenas prácticas como el PMBOK) si no se dispone de experiencia en proyectos, aporta una guía y un marco para gestionar el proyecto, que es aplicable desde el primer momento. Esto es una gran ayuda para los que se inician en la gestión de proyectos, pues Price2 les va a guiar punto por punto desde el principio hasta el final del proyecto.
• Prince2 prefiere que el Project Manager se centre en el producto/proyecto y no se implique en la realización de tareas técnicas (se separan las capas técnica y de gestión).

Lo que veo mejorable:

• El responsable del proyecto y del éxito del mismo es la Junta del Proyecto (Directivo, Usuario Principal y Proveedor Principal) . El Project Manager es responsable de dirigir el día a día del proyecto. Puede parecer un “secretario de lujo” de la Junta de Proyecto.
• No incluye la administración o desarrollo de los Requerimientos. Estarían incluidos dentro de la temática de “Calidad”.
• Da por sentado que se conocen conceptos que requieren tener conocimientos previos en materia de proyectos. Por ejemplo, el WBS (Work Breakdown Structure) o el PBS (Product Breakdown Structure)

RECURSOS:

• Prince2 Wiki: http://es.prince2.wiki/PRINCE2
• Prince2 en español: http://jlfr-prince2.blogspot.com.es/ 
• https://www.prince2.com
• https://www.axelos.com/best-practice-solutions/prince2 

ACTUALIZACIONES: 

Durante el año 2017 se produjo una gran actualización de Prince2, tanto a nivel de guía como de exámenes.

Una de las consecuencias de este cambio es que los exámenes ya no están disponibles en idioma español. Esto es chocante, pues el examen está disponible en idiomas tales como noruego o polaco. Inexplicable.

Por otra parte, la certificación Prince 2 Edición 5 con certificado por 5 años necesita una re certificacion para mantener activo al título.  Otra cosa inexplicable, pues es algo ya superado por otras certificaciones que exigen puntos de experiencia o formación.

Después del Brexit esta certificación pierde mucha fuerza en Europa, no así en Reino Unido donde mantiene su importancia. Tiene todo el sentido obtenerla en el caso de trabajar con empresas del Reino Unido o instituciones europeas que todavía operen con ella. En otro caso, es mucho más interesante tomar las certificaciones PMP (de PMI) o la PM2 de la Unión Europea.