PLANTILLAS:

Los Project Managers (PM) necesitamos imperiosamente plantillas para poder completar toda la documentación del proyecto y generar evidencias, así como los entregables del mismo.

Eso si, muchas veces es necesario un trabajo de adaptación de la plantilla a la forma de gestionar los proyectos de nuestra empresa u organización, pues no hay dos empresas que trabajen igual.

Aportamos las siguientes plantillas:

• Si sois socios de PMI (PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE), tenéis a vuestra disposición una serie de plantillas muy completa aquí: PLANTILLAS PMI
• Plantillas de Recursos de PROJECTMANAGEMENT.COM . Están en inglés pero son muy aprovechables. Requieren de registro previo. Si sois socios de PMI.ORG podéis acceder usando esas mismas credenciales. Destaco que tienen plantillas de mucha calidad y se van actualizando cada cierto tiempo.
• Mención especial para las excelentes plantillas que se encuentran en la web del GRUPO DE ANÁLISIS PARA LA IMPLANTACIÓN DE LA NORMA ISO 21500, que ya mencioné en mi entrada referente a la Norma ISO 21500.  Merece mucho la pena registrarse para poder acceder al contenido de la guía ISO 21500.
•  La METODOLOGÍA PM2,  fue creada y promovida por la Unión Europea y busca proporcionar una metodología de proyecto de línea de base, lo que facilita una mejor rendición de cuentas, transparencia, comunicación y colaboración en proyectos emprendidos dentro y entre organizaciones .Si lo que necesitas son plantillas relacionadas con PM» con aquí las puedes descargar de forma gratuita aquí: PLANTILLAS PM2
• Si deseáis gestionar un proyecto por medio de PRINCE2 también  es posible disponer de plantillas aquí: PRINCE2 WIKI
• Destacables las plantillas de Wellingtone, descargables de forma libre desde aquí: https://wellingtone.es/publicaciones/plantillas-para-gestión-de-proyectos/

 

INTELIGENCIA ARTIFICIAL:

Y claro, no podemos olvidarnos de las capacidades de las IA para generar plantillas.

La Inteligencia Artificial ha cambiado radicalmente la forma en que creamos herramientas de gestión de proyectos. Ya no se trata de descargar una plantilla estática de Excel y rellenar celdas a mano; la IA actúa como un diseñador y consultor dinámico que adapta la estructura al contexto específico de tu proyecto.

A grandes rasgos, estas son las capacidades clave que ofrece la IA hoy en día para generar y optimizar plantillas de gestión de proyectos:

1. Generación Estructural Personalizada:

En lugar de usar un modelo genérico, la IA puede construir la estructura desde cero basándose en tres variables: la metodología (Predictiva/Waterfall, Agile, Híbrida), el sector y la complejidad.

• Desglose de Tareas (WBS/EDT): Le describes el objetivo del proyecto (por ejemplo, «Migración de un servidor local a la nube» o «Implementación de una herramienta Legaltech») y la IA genera el árbol de componentes y entregables con una secuencia lógica de fases.

• Asignación de Roles Básica: Puede preconfigurar columnas y matrices RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) sugiriendo qué perfiles típicos deberían encargarse de cada bloque de trabajo.

2. Automatización de Fórmulas y Lógica Interna:

Si trabajas con hojas de cálculo (Excel, Google Sheets) o bases de datos relacionales (Notion, Airtable), la IA elimina la necesidad de programar a mano.

• Fórmulas a Medida: Creación instantánea de fórmulas complejas para calcular el Valor Ganado (EVM), desviaciones de presupuesto, o el margen de contingencia.

• Formato Condicional Inteligente: Configuración de reglas visuales automáticas (por ejemplo, que una fila se ilumine en rojo si el Buffer de tiempo cae por debajo del 10%).

3. Integración de Gestión de Riesgos y Contingencias:

Una de las mayores ventajas es que la IA no solo crea la plantilla para el «escenario ideal», sino que la prepara para los problemas.

• Matrices de Riesgo Dinámicas: Puede rellenar tu registro de riesgos con las amenazas más comunes de tu sector, asignando probabilidades e impactos iniciales estimados, además de sugerir planes de mitigación estándar.

• Estimaciones de Tiempo Realistas: Al sugerir duraciones, puede aplicar técnicas como PERT (calculando el escenario optimista, pesimista y más probable) para estructurar las columnas de cronograma.

4. Conectividad y Formatos Multiplataforma:

La IA no está limitada a texto plano; puede estructurar la información para que sea compatible con las herramientas nativas del Project Manager.

• Generación de código: Puede escribir scripts de Google Apps Script o macros de VBA para automatizar movimientos dentro de la plantilla.

• Exportación a Markdown o JSON: Permite copiar la estructura generada e importarla directamente en herramientas como Jira, Confluence, o Notion, manteniendo la jerarquía de subtareas.

 

El factor humano: Aunque la IA es excelente para estructurar el esqueleto de la plantilla y predecir dependencias lógicas, el ajuste fino de la capacidad del equipo, las restricciones reales de presupuesto y la cultura organizacional siguen dependiendo del criterio estratégico del Project Manager.

Es interesante usar prompts en Chat GPT, Copilot o PMI Infiniti para obtener el material deseado, por ejemplo: «Confecciona una plantilla para desarrollar las lecciones aprendidas de un proyecto de…».

Yo me he tomado el trabajo de comparar los resultados y considero que las mejores plantillas eran las generadas por PMI Infiniti, la IA de PMI , que están a disposición de los socios de PMI, que pagen la membresía anual.

Recomiendo la lectura de la entrada referida a la gestión de los riesgos de un proyecto con la IA PMI Infinity