SESIÓN RETROSPECTIVA
La pasada semana realizamos una sesión retrospectiva de cierre de un proyecto que, por sus especiales características, se gestionó de forma predictiva. Está muy claro que se obtienen mejores resultados estudiando el tipo de iniciativa de que se trate y aprovechando las mejores prácticas de cada metodología de gestión de proyectos.
Además, este proyecto tiene otra particularidad y es que es un proyecto que se repite todos los años (con un contenido muy diferente, pues entonces sería un proceso). Esto es especialmente relevante de cara al propio ejercicio de retrospectiva, ya que nos permite recoger las “lecciones aprendidas” como acciones de mejora continua, y así aplicarlas para el año siguiente.
Aún así, el año pasado ya habíamos hecho una sesión retrospectiva y todos los participantes salieron muy contentos de la experiencia.
El resultado fue interesante y enriquecedor. El equipo se siente más implicado porque es tenido en cuenta, como debe ser. Es más, las aportaciones más sorprendentes surgieron de quien menos se espera.
Comenzamos explicando antes de la reunión el enfoque que necesitábamos, pues es muy importante que todos los participantes conocieran su propósito:
No perdimos ni un minuto en el tema de las culpas, se trata de mantener una actitud de mejora, que se obtiene mirando al pasado para mejorar el presente. Todos los asistentes participaron activamente en la sesión y se abordaron todos los puntos, incluso los que pudieran ser más conflictivos.
“La sesión retrospectiva es una mirada al pasado para mejorar el presente”
Hay muchas formas de hacer una sesión retrospectiva. Escogimos el formato de la “Estrella de mar” (Starfish) porque nos sentíamos cómodos con ella. Pero hay un montón de otras opciones. En este interesante sitio se pueden encontrar muchos recursos y artefactos: Funretrospectives
En concreto, tocamos los siguientes puntos:
1. SEGUIR HACIENDO: Qué cosas nos han funcionado bien en este proyecto y otros años, para repetirlas.
2. HACER MÁS: Prácticas que aportan valor o bien “pilotos” que han obtenido resultados positivos (como acciones de mejora continua surgidas de la anterior retrospectiva). Por lo tanto, las exprimiremos al máximo, les sacaremos todo el jugo posible, ya que son útiles y positivas en nuestro proyecto.
3. DEJAR DE HACER: Prácticas que consideramos que no son útiles o no agregan valor. Por lo tanto hemos decidido eliminarlas completamente. Es importante enfocar estas acciones como espacios de mejora y no como fracaso de iniciativas, especialmente si se trataron de acciones surgidas de anteriores retrospectivas. Por ejemplo, si se decidió comenzar a hacer dailys que no han funcionado, quizás en lugar de simplemente dejar de hacerlas podemos buscar el por qué no han funcionado (asistentes, horario, falta de foco…).
4. HACER MENOS: Prácticas que no están ayudando tanto como se esperaba, o que simplemente no son útiles en nuestro escenario actual.
5. COMENZAR A HACER: Cosas nuevas a probar que nos gustaría poner en marcha pero entrañan riesgo por su novedad y nuestra inexperiencia. Constituyen una verdadera apuesta que puede salir bien o mal en nuestro proyecto.
LECCIONES APRENDIDAS:
En realidad, de una sesión retrospectiva no se extraen exactamente lecciones aprendidas sino que sirven para aprender cómo han ido las cosas, junto con la implementación de planes de acción. En nuestro caso lo usamos para la preparación del nuevo proyecto anual.
Observamos ya de otras sesiones la pelea por descifrar las letras. Curiosamente, cuando algún participante sale a exponer al tablero físico las notas algunas veces no puede entender lo que el mismo escribió (la letra de “médico” ya es común entre nosotros). 😉
Es muy importante destacar que si hay niveles de autoridad dentro de los participantes, se debe dar la opción de hablar primero a los de menor nivel de autoridad, para que no se puedan sentir coaccionados por las opiniones que manifiesten los participantes de mayor nivel de autoridad. Es importante recordar que la utilidad de las retrospectivas es que todos puedan aportar su visión y opinión, lo que puede suponer un auténtico reto cuando se realizan en entornos jerarquizados.
El uso de vídeo conferencia hace perder un poco de fuerza a una sesión de este tipo, aunque era eso o renunciar a las valiosas aportaciones de compañeros que no podían asistir presencialmente y esto no era una opción, claro está. Con el uso de la vídeo conferencia salimos ganando, ampliando perspectivas y obteniendo más puntos de vista.
Otra idea interesante es utilizar una herramienta “on line” de gestión de los tableros. Por ejemplo, nosotros usamos la herramienta GOREFLECT (aunque se puede utilizar también la aplicación Trello) y fue útil para trasladar el tablero físico final a un tablero virtual. De esta forma pudimos tirar las notas de otras sesiones retrospectivas (antes de que pierdan los colores por el polvo que acumulan) y empezar la sesión recordando el tablero virtual del anterior proyecto. Esto es particularmente útil para evitar pensamientos pesimistas del tipo de que estas prácticas no valen para nada, pues, analizando las pasadas notas, se pudo comprobar que una buena cantidad de ellas si que se habrían llevado a la práctica. Una prestación genial que tiene esta herramienta es la de exportar las notas a un archivo excel, lo que permite trabajar con detalle las notas.
Muchas gracias a todos los compañeros que participaron en la sesión y en especial a Jorge Cruañes por sus acertados consejos y aportaciones a esta entrada.
Simuladores de examen:
¿Que es Prince2?. La web de QRP lo define así: “Es un método estructurado de gestión de proyectos. Es una aproximación a las “buenas prácticas” para la gestión de todo tipo de proyectos que se ha convertido en el estándar de facto para la organización, gestión y control de proyectos El método divide los proyectos en fases manejables permitiendo el control eficiente de los recursos y el control periódico de su evolución. PRINCE2 está “basado en los productos”, es decir, los planes del proyecto se centran en obtener resultados concretos, y no sólo en la planificación de las actividades que se llevan a cabo; PRINCE2 proporciona un lenguaje común en los proyectos.”
