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GESTIÓN DE PROYECTOS EN EL MUNDO REAL

Título original: Your Project Management Coachbiafore

Autores: Bonnie Briafore, Teresa Stover

Editorial: Anaya Multimedia/ Viley, año 2012, 448 páginas

ISBN: 978-84-415-3225-0

Palabras clave: Proyectos, Metodología, PMP, Project Management

No hay muchos libros en el mercado que traten el tema de la gestión de proyectos, así que este libro me llamó mucho la atención cuando lo vi. Le eché un  vistazo y decidí comprármelo. Eso si, lo compré a pesar de que se trata de otro caso de cambio del titulo original por otro que no tiene nada que ver.

El libro me lo leí antes de que me examinara para obtener la certificación PMP del PMI. Ahora lo hubiera leído con otra actitud.

Se tata de un libro dirigido a personas con algunos conocimientos previos de gestión de proyectos. Al principiante le va a resultar un poco difícil entender algunos conceptos que se presuponen en ese libro. Lo escribe una persona que es PMP y que tiene

El libro se divide en las mismas partes que los grupos de procesos del PMBOK:

  • La Parte I está compuesta de una introducción de lo que es y lo que no un proyecto, así como qué es gestionar un proyecto.
  • La Parte II se refiere a la planificación y nos habla de qué es un plan de proyectos,cómo identificar los trabajos de un proyecto, cómo estima trabajos y costes, cómo planificar recursos, cómo establecer el cronograma, cómo gestionar la calidad, escribir el Plan de Comunicación, el plan de gestión de cambios, los riesgos
  • imagesLa Parte III está dirigida a los procesos de ejecución
  • La Parte IV habla de la monitorización y control
  • La Parte V  se refiere al cierre. Incluye cómo documentar el proyecto y cómo cerrarlos.

Una de cal, lo mas flojo de todo el libro es el capítulo Nº 13 (Parte II) que habla de la puesta en marcha y que describe la obtención de aprobación, seleccionar el equipo y eventualmente, seleccionar al proveedor.

Y otra de arena, en el capítulo Nº 8 (Parte II) se habla del calendario y de la ruta crítica, y menciona la idea de que el diagrama Gantt no es el proyecto. Esta es una gran verdad que ha hecho mucho daño a muchos proyectos.

Como información extra, también contiene ideas acerca de cómo crear una PMO en una empresa y los motivos por los cuales es una buena decisión.

Destaco que dentro de los capítulos hay excelentes anotaciones que son fruto de la experiencia y que hacen mas valioso el contenido, por ejemplo, el autor destaca que las “Lecciones aprendidas” es una de las partes más importantes de la gestión de los proyectos, pero que hay que ser muy cuidadoso para que los objetivos o incentivos del Project Manager y del equipo no impacten con ellas, pues de otra forma nos encontraríamos con una simple descripción de lo bien que se realizó el proyecto, eludiendo cualquier tipo de análisis o crítica.

Otro detalle a destacar, menciona  lo que son preguntas específicas del examen PMP, por ejemplo, las fases en el desarrollo de un equipo de trabajo de Bruce Tuckman. Pero hay que hacer una advertencia, con este libro no es suficiente para prepararse para el examen PMP . Hace falta bastante más material adicional para poder tener éxito en el examen.

Muy interesantes y aprovechables son las plantillas para obtener soporte a las tareas habituales de gestión del proyecto, que se ofrecen para ser descargadas directamente de la web de Anaya Multimedia.

Es de agradecer que es un libro claro, conciso y escrito con un lenguaje que todo el mundo puede entender.

Como conclusión, un libro muy recomendable para profundizar en el mundo de la gestión de proyectos.

Valoración: 8/10

 

LEGAL PROJECT MANAGEMENT

Título originalLegal Project Management

Autores: Anna Marra

Editorial: Rasche, año 2012, 140 páginas

ISBN: 978-84-15560-06-7

Palabras claveProyectos, Metodología, PMP, Legal Project Management

Este libro aborda una tendencia que nace en USA, Canadá, Reino Unido y Australia y que se está extendiendo por el mundo, el Legal project Management (LPM), que, según la Wikipedia,  se define como la “aplicación de los conceptos de gestión de proyectos para el control y gestión de casos legales o asuntos“.

Su autora es Anna Marra, una abogada italiana, que también es Directora académica del Programa de Desarrollo “Legal Project Management”, organizado por IE Law School.
Vayamos pues a lo que nos cuenta el libro. Un primer detalle que no me ha gustado nada de nada es que no existe un índice del libro. Está dividido en dos partes: 1.- Hablamos de LPM y 2.- Aplicamos  el LPM.

Y hace una importante reflexión en la página 63, este libro solo pretende ser una introducción al LPM. Para profundizar se deben buscar otras fuentes.

Entrando en la parte 1.- “Hablamos de LPM”,  Anna Marra comenta que la situación de partida en el mundo de los bufetes es la de ser un sector caracterizado por cierto inmovilismo. Se trata de un sector que solo ha considerado superficialmente la necesidad de adaptarse al nuevo contexto social y económico. En resumidas cuentas, el sector legal se resiste al cambio. En este punto, el LPM puede ser una ventaja competitiva para los despachos que lo adopten.

La autora detalla las ventajas que pueden obtener los despachos de abogados del uso del LPM. Los bufetes de abogados que se benefician especialmente de la gestión de proyectos  son los que trabajan bajo acuerdos de honorarios alternativos tales como honorarios fijos o planos o con límites de coste.

Por otra parte, los clientes de bufetes que han adoptado el LPM se benefician de que la información es más transparente (en especial los costes están más detallados) y que se reducen las incertidumbres propias de los servicios jurídicos  en cuanto a alcance, coste y ejecución.

Ventajas del LPM (fuente: programa de LPM de IE):

  • Alinea la práctica organizativa a la estrategia y cultura del despacho.
  • Permite prever costes y beneficios, aumentando la rentabilidad.mazo
  • Permite asignar los recursos necesarios atribuyendo responsabilidades y tareas.
  • Permite saber cuántos recursos estarán ocupados, cuándo y por cuánto tiempo.
  • Reduce o elimina el nivel de incertidumbre, a través de una correcta identificación de los riesgos.
  • Permite gestionar el cambio.
  • Mejora el proceso de control y seguimiento desde el inicio hasta el cierre del encargo.
  • Mejora la comunicación con el cliente generando más confianza y satisfacción.
  • Permite centrarse en las verdaderas necesidades del cliente y ofrecer la solución más
    apropiada.
  • Evita desperdicio de recursos.
  • Mejora el ambiente de trabajo

Dicho esto, la autora introduce en el libro las ideas básicas de la gestión de proyectos como es la triple restricción (tiempo, coste, calidad), las estructuras empresariales con las que debe contar la gestión  de proyectos, las áreas de conocimiento (alcance, tiempo, coste, riesgo, calidad, rrhh, comunicación, adquisiciones, integración).

Un detalle importante que remarca la autora es que por la misma naturaleza del trabajo que desempeña, el abogado no puede comprometerse a obtener un resultado determinado, (a diferencia de otros sectores como la construcción o la informática). Puede parecer que esto iría  en contra de abrir un acta de constitución del proyecto, pero no sería  un problema, le bastaría con actual con la “diligencia debida” en el desarrollo de su labor.

El segunda parte del libro “2.-Aplicamos el LPM”, se aplica la gestión de proyectos a un caso jurídico ficticio basado en dos sentencias del Tribunal Supremo: una empresa compra a otra un terreno afectado por residuos tóxicos y le reclama que abone los gastos de limpieza de los mismos. Desde que el cliente entra por la puerta del despacho, se busca enfocar los trabajos tal y como se realizarían gestionando el caso como un proyecto. Esta es quizás la parte más interesante del libro.

Como conclusión, el libro deja con ganas de conocer más sobre el LPM. Con la información que proporciona el libro un abogado puede hacerse una pequeña idea de lo que es la gestión de proyectos, pero es absolutamente insuficiente para aplicar el LPM a un despacho. Eso si, la autora ya avisó de que esto es una introducción al LPM.

Sospecho que el LPM va a ser una tendencia imparable en el mundo legal. Los clientes van a desear trabajar con bufetes que les proporcionen información sobre su caso que ellos puedan entender.

Un ejemplo: el departamento de servicios jurídicos de Telefónica España ya apuesta por el LPM.

Un desafío interesante es analizar cómo combinar el mundo agile de gestión de proyectos con el LPM.

Enlaces interesantes sobre el LPM:

GESTIÓN DE PROYECTOS (ANAYA MULTIMEDIA)

Título original: Absolute Beginners Guide to Project Management

Autor: Gregory M. Horine

Editorial: Anaya Multimedia, año 2010

ISBN: 84-415-1917-x

Palabras clave: proyectos, gestión, management, metodología

Este libro trata de la materia de  gestión de proyectos y está orientado a personas que desean conocer este campo, ¡¡Que fácil o qué difícil puede llegar a ser!! Aunque es un libro editado en l año 2010 tiene partes muy aprovechables.

Pero primero, consultemos a nuestra buena amiga la Wikipedia sobre lo que significa gestión de proyectos: “es la disciplina de organizar y administrar recursos de tal manera que se pueda culminar todo el trabajo requerido en el proyecto dentro del alcance, el tiempo y los costes definidos. Un proyecto es un esfuerzo temporal, único y progresivo, emprendido par crear un producto o un servicio también único”.

El libro se divide en cuatro partes.

La primera parte trata de lo que es iniciarse en la gestión de los proyectos. Se pregunta qué es exactamente gestionar proyectos y lo que no es, habla de las funciones del jefe de proyectos y de los elementos esenciales de un buen proyecto.

La parte segunda se refiere a la planificación del proyecto. Trata de la definición correcta de los proyectos y de los principios básicos de la planificación. Una buena observación que hace el autor es que un archivo de Microsoft Project 2007 no es un plan de proyecto (es algo más amplio, y debe hacer referencia a otro documentos y planes complementarios
Esta parte también trata del desarrollo de la estructura del desglose del trabajo. Recomienda crear hitos de trabajo pequeños para que sea más fácil de controlar. El desglose es diferente al calendario, el calendario recoge las dependencias entre tareas, las tareas programadas y las asignaciones de tareas, el desglose no las contempla.esquema

Se habla de cómo hacer buenas estimaciones de trabajo (crear un calendario realista), de cómo desarrollar adecuadamente el calendario del proyecto, y de la determinación del presupuesto del proyecto.

La parte tercera se refiere al control del proyecto. Explica las técnicas efectivas del control, la gestión de los cambios (que pongamos como nos pongamos son inevitables y hay que tener un plan previo para afrontarlos) y la gestión de los entregables, (es tentador no prestar atención a los entregables porque parece demasiado trabajo, pero que resulta ser una parte esencial para la satisfacción de los clientes).

Afronta la gestión de los problemas del proyecto, que como en el caso de los cambios, también son inevitables, por lo tanto es mejor tener un procedimiento que permita documentarlos, comunicarlos, alinearlos con los costes y solucionarlos.

Otros apartados son la gestión de los riesgos del proyecto, (identificar y prepararse contra cualquier amenaza hacia los factores críticos de éxito antes de que sucedan) y la gestión de la calidad de proyecto (la satisfacción de las necesidades reales de los clientes).

La parte cuarta, y última, se refiere a la ejecución del proyecto. Trata de la dirección (la diferencia entre gestionar y dirigir y como novedad habla de la “dirección servil”), la gestión de las comunicaciones (que se refiere a todos los medios de interacción, ej. Informes, presentaciones, registros, etc.), la gestión de las expectativas (diferente a la alcance), las claves para incrementar el rendimiento del equipo, la gestión de las diferencias (cuando existan diferencias culturales o étnicas o de otros tipo), la gestión de los vendedores del proyecto y la finalización del proyecto (qué difícil parece pero que es sencillo utilizando una lista de control).

En fin, como valoración, se trata de un buen manual de inicio, válido para todo tipo de proyectos y por eso se le perdonan algunas pequeñas ausencias como no hablar de la ruta crítica, (es excusable porque se trata de una introducción a la gestión). Le falta un poco de profundidad pero eso queda para libros más concretos de gestión. Está orientado para ser un libro de entrada al mundo de la gestión de los proyectos.

Tiene de positivo que enfoca este tema de la gestión de proyectos con mucho sentido común y eso es realmente bueno, pues no se complica mucho, (gracias a Dios), porque parece que está de moda lo absurdamente complicado. No habla de fórmulas milagrosas (que no existen).

Como el autor es americano, no habla de lo complejo que es para las  empresas españolas  cuando deben gestionar proyectos contando con estructuras funcionales o matriciales.

Valoración: 6/10.