QUÉ ES PM²

Ahora que tanto se habla del Brexit, la retirada del Reino Unido de la Unión Europea, parece un buen momento para conocer una metodología de gestión de proyectos que tiene su origen en la Comisión Europea. Estamos hablando de la metodología de gestión de proyectos PM².

Y a esta cuestión del Brexit, se añadió la discusión sobre la gestión de los fondos europeos que buscan paliar los efectos de la pandemia. Se debe señalar que entre 2014 y 2020 España solo ha gastado el 39% de las ayudas que recibe.  Esto ha valido para que empresas y asociaciones de gestión de proyectos se hayan unido presentando un Manifiesto por la adopción de Buenas Prácticas de Dirección de proyectos en la gestión de los Fondos Europeos Next Generation, redactado por PMI Andalucía/Valencia, AEIPRO IPMA Spain y PM2 Alliance. Este tipo de manifiestos ponen en valor la necesidad de adoptar una metodología de gestión de proyectos para la adecuada gestión de los fondos europeos, pues de esta forma es mucho más sencillo garantizar la efectiva gestión del proyecto, así como el control de la documentación y de los entregables del mismo.

PM² es una metodología de gestión de proyectos desarrollada y respaldada por la Comisión Europea. Su propósito es permitir que los equipos de proyecto gestionen sus proyectos de manera efectiva y brinden soluciones y beneficios a sus organizaciones y partes interesadas. Esta metodología toma elementos de PMBOK, PRINCE2, IPMA-ICB y Agile.

PM² es una metodología ligera y fácil de implementar adecuada para cualquier tipo de proyecto. PM² ha sido desarrollado a medida para adaptarse a las necesidades específicas, la cultura y las limitaciones de las instituciones de la UE, pero también incorpora elementos de las mejores prácticas, estándares y metodologías aceptadas a nivel mundial.

Ya no debería de haber excusa para estudiar PM² como alternativa para gestionar proyectos al PMBOK (PMP) del PMI y a Prince2 de Axelos. La PM² Alliance es una iniciativa de la Comisión Europea, que acerca la Metodología PM² y sus beneficios a toda la comunidad de usuarios y partes interesadas. Proporciona a las instituciones de la Unión Europea, contratistas y administraciones públicas, así como a toda parte interesada, un acceso abierto a la Metodología PM² y a sus recursos.

Qué ofrece esta nueva metodología:

• Un vocabulario común (glosario) que facilita a los equipos de proyecto la comunicación y aplicación de conceptos de gestión de proyectos.
• Mejores prácticas – corresponde a los Directores de Proyecto (DP) y los equipos de proyecto elegir las prácticas PM² que aporten el mayor valor añadido a sus proyectos.
• Un enlace a los modelos PM² Ágil y Gestión de Carteras PM².
• Enlaces a recursos PM² (recursos en línea, plantillas de Artefactos y ejemplos).

Los puntos fuertes de PM² son:

• Está muy orientado a negocio, de hecho, existe una figura complementaria al Project Manager llamada Business Manager, cuya función es ayudar al propietario del proyecto a definir los objetivos de negocio y coordinar las diferentes actividades y roles desde la perspectiva del cliente
• Existe un buen gobierno del proyecto a través de las diferentes capas del proyecto
• Los mindsets en los que se sustenta son muy beneficiosos (actitudes y comportamientos).
• Existen disponibles unas plantillas muy útiles para el uso de los artefactos.
• Al ser una metodología (y no un compendio de buenas prácticas como el PMBOK del PMI) es de aplicación directa en las empresas
• Al ser una metodología creada por la Comisión Europea, permitiría un mejor seguimiento y control de proyectos financiados y/o subvencionados por la Unión Europea.

Esta metodología se basa en 4 pilares:

• Un ciclo de vida del proyecto (las Fases del proyecto)
• Un modelo de gobernanza del proyecto (los Roles y Responsabilidades)
• Un conjunto de Procesos (las actividades de gestión del proyecto)
• Un conjunto de Artefactos del proyecto (las plantillas de documentación y guías)

Entrando en materia, las fases del ciclo de vida en las que se basa son las mismas que en el PMBOK V6, es decir:

• Initiating:
  • Su propietario es el Project Owner
  • Busca definir los resultados esperados y establecer el alcance del proyecto
  • Debe incluir la creación de los siguientes documentos:
    • Project Initiation Request
    • Business Case (muy importante)
    • Project Charter (Acta de Constitución)
• Planning:
  • Su propietario es el Project Manager
  • Se debe asignar un equipo y un Project Manager al proyecto
  • Debe incluir una Kickoff Meeeting y una identificación de los interesados
  • El Project Manager debe crear los siguientes documentos:
    • Project Handbook
    • Project Work Plan (incluyendo la EDT)
• Executing:
  • Sus propietarios son el project Core Team
  • Debe incluir una reunión de lanzamiento de la ejecución
  • Sus hitos/entregables son:
    • Project Deliverables (en base al Plan de Aceptación de los Entregables)
• Closing:
  • Sus propietarios son los Stakeholders
  • Debe incluir un cierre administrativo del proyecto y una Reunión de Cierre del Proyecto. El PM debe cerciorarse de que los entregables son aceptados por el cliente
  • Su artefacto es el:
    • Project End Report
• Y por encima de todas ellas está la actividad de Monitoring and Controlling, en la cual se miden todas las actividades del proyecto y se comparan con las respectivas líneas base de coste, alcance, tiempo y esfuerzo.

La organización del proyecto se basa en las siguientes capas:

• Business Governing Layer. Nivel que determina la estrategia de la empresa
• Steering Layer. Nivel que proporciona dirección y guía
• Directing Layer.  Nivel que otorga los recursos necesarios y que controla el desempeño. Son el Product Owner y el Solution Provider
• Managing Layer. Nivel que gestiona el día a día del proyecto. Son el Business Manager y el Project Manager
• Performing Layer. Nivel que ejecuta el trabajo. hablamos del Business Implementation Group y el Project Core Team

A su vez, he de destacar que los participantes en un proyecto se dividen en dos categorías:

• Requestor Side:
  • Project Owner (PO). Es el propietario del proyecto.
  • Business Manager (BM).  Representa a negocio en el día a día del proyecto y colabora con el Project Manager
  • Business Implementation Group (BIG). Son los representantes de negocio y de los usuarios
• Provider Side:
  • Solution Provider (SP). Quien debe entregar el trabajo
  • Project Manager (PM).  Es quien dirige el proyecto
  • Project Team Core (PCT). Crean los entregables del proyecto

De forma opcional, puede existir una Oficina de Soporte a Proyectos (OSP), que es definida como “Un cuerpo (o entidad) organizacional que proporciona servicios que apoyan la gestión de los proyectos. Dichos servicios pueden ir desde la prestación de funciones de apoyo sencillas hasta la ayuda para vincular los proyectos a los objetivos estratégicos.”

La OSP puede ofrecer las siguientes funciones dentro de su catálogo de servicios:

• Ofrecer apoyo administrativo, asistencia y formación a los Directores de Proyectos (DP) y otros miembros del equipo.
• Recopilar y analizar datos e información del progreso del proyecto y elaborar informes.
• Ayudar en la definición del cronograma de los proyectos, la planificación de recursos, la coordinación y el uso del Sistema de Información de Gestión del Proyecto (SIGP).
• Mantener un repositorio centralizado del proyecto (de Documentos, Riesgos, Lecciones Aprendidas).
• Coordinar las actividades de gestión de la configuración y aseguramiento de la calidad.
• Supervisar el cumplimiento de las directrices de la metodología y otras normas de la organización.
• Adaptar la metodología de gestión de proyectos a nuevas mejores prácticas y ayudar a los equipos de proyecto a aplicar eficazmente la metodología actualizada.

Por último, hay que señalar que PM² reconoce la naturaleza compleja e incierta de muchos tipos de proyectos y la contribución positiva del pensamiento Ágil a su gestión efectiva. En el manual de PM² se explica que los enfoques Ágiles se enfrentan a varios desafíos que crecen con el tamaño de las organizaciones en las que se aplican. En el caso de muchas organizaciones, estos desafíos incluyen la coordinación entre equipos Ágiles y no Ágiles, el cumplimiento de variados requisitos de auditoría y gobernanza organizacional, y la arquitectura y las restricciones organizacionales.

Es por eso por lo que existe una versión Agile de esta Metodología, así como su certificación correspondiente.

 

ENLACES ÚTILES:

• ISA² – Interoperability solutions for public administrations, businesses, and citizens
• PM² Material 
• PM² Alliance 
• PM² Agile Certification

 

SLIDESHARE DEL ORIGEN DE PM2