Título original: Critical Chain
Autor: Eliyahu M. Goldratt
Editorial: Ediciones Díaz de Santos, año 2014 (kindle)
Páginas: 296
Idioma: español
ISBN: 9788479784843
Palabras clave: Proyectos, gestión recursos, ruta crítica, cadena crítica
En esta entrada voy a hablar de “Cadena Crítica”, un libro que ha obtenido la categoría de clásico en la materia de la gestión de proyectos y cuya edición impresa data de de más ni menos que del año 1997. Y el caso es que ya conocía la teoría de la cadena crítica de haberla estudiado para la certificación PMP (un par de preguntas fueron de esta materia). Y aún así, su lectura me ha sorprendido. Mil gracias, Juan Carlos, por proporcionarme el libro.
El autor (Eliyahu M. Goldratt) es el creador de una serie de libros de Management y creador de la Teoría de las Restricciones (TOC). Este libro “Cadena Crítica” fue dedicado por su autor a la aplicación de TOC a la materia de la gestión de proyectos. Se ha convertido en la base de la teoría de la cadena crítica, apta para un esquema de limitación de recursos.
La lectura es novelada. No es muy habitual en libros de Management, pero eso hace que se lea con interés. Además de ser interesante para la gestión de proyectos, también es interesante para formadores que desean un enfoque diferente para sus clases. Esto se debe a que el relato presenta a un profesor que busca conjugar el conocimiento teórico de la universidad en el entorno de la impartición de un MBA con las situaciones que le presentan sus estudiantes, procedentes de su día a día en sus empresas. Al final, estamos en presencia de interesantes clases de descubrimiento del conocimiento. Un tema secundario que subyace en el libro está de plena actualidad, ¿Están preparadas las universidades para entregar verdadero conocimiento práctico a las empresas?.
Hablando ya de la gestión de los proyectos, en las clases se duda de la eficiencia de medir el grado de avance de los proyectos como medida eficaz para establecer su progreso. Irónicamente, el proyecto puede estar al 90% de progreso una vez transcurrido un año, y luego emplear otro año para cumplir con el restante 10 %. Si se pierde el foco en la ruta crítica ( secuencia de los elementos terminales de la red de proyectos con la mayor duración entre ellos, determinando el tiempo más corto en el que es posible completar el proyecto), entonces es fácil que se produzca retraso, pero que no se sepa, que es lo peor de todo.
El mensaje está claro, es un error el modo en el cual medimos el avance de los proyectos, pues:
- Las mediciones deberían inducir a las partes a hacer lo que sea bueno para para el sistema entero
- Las mediciones deberían de guiar a los gerentes hacia los puntos que necesiten su atención.
Por lo tanto, la conclusión a la que llegan en las clases es que en los proyectos las mediciones alejan al líder del proyecto.
A través de un técnico que trabajó en otra empresa, los protagonistas conocen la teoría de las restricciones (TOC). El autor del libro había sentado las bases de la TOC en su libro previo (1984) “La Meta, Un proceso de mejora continua”. Sus características son tres:
- Es una nueva filosofía gerencial
Es un método de investigación- introduce un amplio espectro de aplicaciones
La metodología de esta teoría se basa buscar la limitación del sistema estudiado y se compone de cinco puntos:
- Primer paso, identificar las restricciones del sistema (el eslabón más débil)
- Segundo paso, diferenciar las restricciones físicas y políticas
- Tercer paso, subordinar todo lo demás a la decisión tomada
- Cuarto paso, elevar (superar) las restricciones del sistema
- Quinto paso, si se rompe una restricción, no permitir la rutina y volver al primer paso
Existen tres posibles tipos de limitaciones:
1. Limitaciones físicas: son por ejemplo los recursos personales o materiales
2. Limitaciones políticas: son por ejemplo las reglas empresariales
3. Limitaciones de mercado: por ejemplo los producidos por el propio mercado al que se dirige la empresa
La TOC exige definir un problema con precisión, pues un problema no está bien definido hasta que no puede representarse como un conflicto entre dos condiciones necesarias.
Otra experiencia que aportan los estudiantes del relato es el de tener prevención con los indicadores operativos obsoletos (en la novela se habla de la medición de tonelada/hora de la industria metalúrgica) . La gente se comporta según se la mide.
Para resolver problemas, el método que introduce la TOC es el de la “evaporación de las nubes“, es decir, proponer una estructura lógica diseñada para identificar e ilustrar todos los elementos en una situación conflictiva o dilema y sugerir formas de resolverlas. Por ejemplo, no puede haber arreglos a medias (un edificio o mide 30 o 40 metros, pero no se puede dejar a la mitad, pues esto es lo que pasaría si se tratara de optimizar la respuesta). Si se detectan situaciones ganar-perder, es porque no se está observando adecuadamente el problema: ganando en amplitud, identificaremos la situación ganar-ganar. Al estudiar y comprobar las suposiciones adyacentes es posible encontrar soluciones en las que ambas partes ganen (win to win), y nos permitan “Evaporar la nube”.
Otra cosa que descubren los estudiantes del relato es que en sus propias empresas nadie quiere reconocer que mete un factor de protección en sus estimaciones de tiempo de las tareas que componen los proyectos. Es más, a mayor incertidumbre mayor protección se suele añadir. Y los managers agregan su propio factor de protección. Así las estimaciones de tareas de un proyecto están realmente infladas. Pero ¿que es lo irónico de todo esto?. Pues que si las estimaciones incluyen tanta protección, ¿Por qué tantos proyectos no se acaban a tiempo?. La conclusión a la que llegan los estudiantes en las clases es sencilla: si las tareas se acaban antes de lo planificado las siguientes no se inician antes, por lo que este tiempo se desperdiciará. Es decir, las demoras se acumulan, pero lo avances no.
Otros factores destacados que se suman para hacer que la protección se desperdicie son:
- El síndrome del estudiante. Es decir, retrasar las tareas hasta las últimas fechas y pedir mas plazo para hacer un mejor trabajo.
- La multitarea y el robo de tiempo que implica, por el gran trabajo que cuesta volver a enfocarse cuando se trabaja en múltiples proyectos a la vez
- Las dependencias entre las tareas, pues las dependencias son las verdaderas culpables de que las demoras se acumulen, pero los retrasos se desperdicien
La idea surgió casi por sí sola, poner amortiguadores (o buffers) protegiendo la ruta crítica y claro está, teniendo cuidado de que las tareas que no estén en la ruta crítica se convierta en parte de ella. La experiencia dice que la ruta crítica cambia durante el proyecto.
Existen tres tipos de buffers:
- Buffer de Proyecto: Para proteger el camino o ruta crítica del proyecto.
- Buffers de Alimentación: Para proteger las tareas que podrían convertirse en camino crítico en un futuro
- Buffers de Recursos: se protege la cadena crítica avisando a los recursos críticos del comienzo inminente de sus tareas. Es una tarea virtual que queda insertada justo antes de las actividades de la cadena crítica, cuando requieren de la utilización de recursos de idéntica importancia.
Un problema especial se puede producir con las entregas de los proveedores. No están condicionados a entregar a tiempo sino que compiten en base al precio. En sus estimaciones de entrega se ponen un generoso colchón de tiempo para resolver conflictos entre los pedidos. Pero las demoras en la entrega cuestan mucho dinero a las empresas contratantes. La idea para solucionare esto es añadir a las RFP un “precio tope” pero también un “tiempo tope”. Es interesante no dar una fecha de finalización al proveedor para evitar el mencionado “síndrome del estudiante” .
Respecto a la gestión de los recursos, hay que entender que la restricción es la cadena más larga entre pasos dependientes, tanto de tareas como de recursos. En este punto hay que tener cuidado, pues si si existe competencia por los recursos, entonces la cadena crítica puede ser muy diferente de la ruta crítica. Un problema con los recursos puede hacer que la ruta crítica salte por los aires. Por eso, la cadena crítica busca eliminar la competencia entre los recursos de un proyecto y debe esforzarse en tratar de eliminar la competencia entre los diferentes proyectos que compongan un portfolio.
Por cierto, la traducción del libro es bastante pobre y muy mejorable. Dicho lo cual, se trata de una lectura imprescindible para todo Project Manager.
¿Que es Prince2?. La web de QRP lo define así: “Es un método estructurado de gestión de proyectos. Es una aproximación a las “buenas prácticas” para la gestión de todo tipo de proyectos que se ha convertido en el estándar de facto para la organización, gestión y control de proyectos El método divide los proyectos en fases manejables permitiendo el control eficiente de los recursos y el control periódico de su evolución. PRINCE2 está “basado en los productos”, es decir, los planes del proyecto se centran en obtener resultados concretos, y no sólo en la planificación de las actividades que se llevan a cabo; PRINCE2 proporciona un lenguaje común en los proyectos.”
El enfoque basado en el Business Case. Un proyecto debe tener una justificación comercial continua. Esto significa que la razón para iniciar el proyecto debe tener sentido desde un punto de vista empresarial y debe haber un claro retorno de la inversión. El “Business Case” se debe revisar periódicamente durante toda la vida del proyecto para comprobar su continua justificación para el negocio. Si la justificación desaparece, el proyecto debe cerrarse.
La cuestión del enfoque que se debe utilizar es importante y ha sido abordada por el PMI y por la Agile Alliance. En el libro “
Vamos a ir al grano, en su primer capítulo, “No me hagas pensar” el autor se pregunta ¿Cual es la relación entre la usabilidad y las webs?, muy sencillo: que si algo es muy complicado de usar, ¡Pues no se usa! En el caso de la web, se consultan otras webs mas sencillas de usar y la web deja de tener visistas. Así se resume todo el libro, Cuando uso algo, no me hagas pensar demasiado o utilizaré para lograr lo que necesito otra web o herramientas más fácil de usar. Se requiere mucha empatía para crear un sitio web, hay que ponerse en la piel del usuario que visita la web. Eso si, la empatía no es una cualidad que brille en le curriculum vitae de los desarrolladores.
